برای چندین دهه، کسب و کارها در پی یافتن منابعی بوده‌اند تا با استفاده از آنها کارایی کارمندان خود را افزایش دهند. اگرچه هیچ راه حل کلی برای همه موقعیت‌ها وجود ندارد، چندین استراتژی به کار رفته و واقعی وجود دارند که در بیشتر موارد نتایج مثبت به همراه داشته‌اند. هنر و دانش طراحی دکوراسیون اداری یکی از این راه‌ها را در نوع چینش و طراحی دکوراسیون میز کار می‌داند. یک میز کار مرتب با دسترس‌پذیری مناسب، اثری مثبت روی کارایی دارد؛ در حالی که یک میز شلوغ با طراحی نامناسب می‌تواند به شدت بر کارایی کارکنان موثر باشد. در این نوشته وب‌سایت گروه معماری بام می‌خواهیم نکاتی را درباره طراحی دکوراسیون میز کار با شما در میان بگذاریم.
Reliable Plant به چندین مطالعه و داده اشاره می‌کند که تاثیر منفی عدم سازماندهی دکوراسیون داخلی دفتر کار را نشان می‌دهند. تحقیق آنها نشان می‌دهد که یک کارمند عادی در هر هفته نزدیک به ۳ الی ۴ ساعت از وقت خود را صرف یافتن مستندات کاغذی مختلف می‌کند؛ که استرس را افزایش داده و باعث کاهش تمرکز و تفکر خلاقانه می‌شود.
علاوه بر این، مدیران اجرایی نزدیک به یک ساعت را در هر روز صرف یافتن اطلاعات مختلف می‌کنند. در نهایت، بزرگ‌ترین مشکلی که شرکت‌ها با آن مواجه هستند ناتوانی خدمت‌رسانی به مشتریان به نحوی مناسب است؛ که بخش مهمی از آن به دلیل طراحی دکوراسیون بد می‌باشد.
اگرچه نبود سازمان اداری و کاغذبازی‌های زیاد چندین دلیل مختلف دارند؛ اما یکی از مهم‌ترین دلایل این مسئله همان شلوغ بودن میز کار است. یک میز کار آشفته باعث قرارگیری اشتباه مدارک، گم شدن اطلاعات و افزایش اضطراب می‌شود. آنها همچنین دیدگاه مردم در مورد شما را شکل می‌دهند، که می‌تواند باعث افزایش سطح دستپاچگی شود؛ و در نهایت باعث کاهش تمرکز خواهد شد.
طبق گزارش جنا گودرو از Forbes، “بر اساس یک تحقیق جدید بر روی بیش از ۱۰۰۰ کارمند Adecco، اکثر مردم آمریکا (۵۷ درصد) اعتراف می‌کنند که همکاران خود را بر اساس میزان نظم میز کارشان قضاوت می‌کنند”. “در همین حال، تقریبا نصف آنها می‌گویند که به دلیل شلوغ بودن اتاق کار همکاران خود از آنها اجتناب می‌کنند و بیشتر آنها دلیل چنین چیزی را تنبلی می‌دانند.” در حالی که تا حدود زیادی ثابت شده است که بیش از تنبلی و شلختگی ذاتی، طراحی بد میز کار منجر به این مشکلات می‌شود.
به عبارت دیگر، میز شلوغ اصلا مسئله کوچکی نیست. اگر این مسئله را به شیوه درست حل نکنید، ممکن است در آینده شاهد تاثیر منفی آن بر روی کارایی و بازده کاری باشید. پس به جای آنکه ادعا کنید میز کارتان بخشی از شخصیت شما است، شاید بهتر باشد به دنبال راه‌هایی در طراحی دکوراسیون داخلی خود بگردید تا بتوانید میز کار کارکنان خود را سازمان یافته‌تر کنید.
در درجه اول توصیه می‌کنیم با بهره بردن از دانش طراحی دکوراسیون به میز کار و به طور کلی فضای کاری خود نظم دهید. اما در ادامه این نوشته نیز نکاتی کوچک و ساده را برای بهبود شرایط کلی میز کار و افزایش نظم در آن مطرح می‌کنیم.
نکته برای منظم و کارا نگه داشتن میز کار
خوشبختانه این کار چندان چالش‌برانگیز نیست. حتی افرادی که ذاتا نامنظم هستند نیز می‌توانند با استفاده از نکات زیر نظم بیشتری به میز کار خود بدهند.
وابستگی خود به کاغذ را کمتر کنید
یکی از رهبران CRM توضیح می‌دهد که، “بله، میز کار شلوغ می‌تواند نشانه یک ذهن خلاق باشد؛ اما همچنین به معنی این است که در مواقع نیاز نمی‌توانید اطلاعات مورد نظر را پیدا کنید”. “وابستگی زیاد به کاغذ (لازم نیست حتما ایمیل‌ها را پرینت کنید) یا حتی ذخیره کردن فایل‌های الکترونیکی در کامپیوتر، می‌توانند کاری کنند که دائما به دنبال چیزهای مختلف بگردید، آن هم زمانی که مشتریان منتظر جواب هستند.”
با نگه داشتن مدارک در کامپیوتر خود، نه‌تنها میز کار خود را تمیزتر نگه می‌دارید؛ بلکه جستجوی اطلاعات را نیز بسیار ساده‌تر می‌کنید. نتیجه این کار اتلاف وقت کمتر و کارایی بیشتر خواهد بود.
اجازه ندهید کارها بر روی هم‌دیگر تلنبار شوند
مشکل بیشتر مردم این است که شلوغی‌های کوچک در نهایت به شلوغی‌های بزرگ ختم می‌شوند. به عبارت دیگر، ممکن است در ابتدا تنها یک کپه کاغذ بر روی میز کار خود داشته باشید؛ اما همین امر ساختن کپه‌های کاغذ بعدی را نیز آسان‌تر می‌کند. قبل از اینکه متوجه شوید، این روند به جایی خواهد رسید که کنترل کردن آن بسیار سخت خواهد بود.
آسان‌ترین راه حل این است که در پایان هر روز میز کار خود را خالی کنید. با فایل‌بندی مدارک و مطمئن شدن از اینکه هر چیزی به جای مخصوص خود برمی‌گردد، دیگر لازم نیست در هنگام رفتن به اداره در صبح نگران حواس‌پرتی باشید. البته در این زمینه یک میز کار مناسب با دارا بودن فضاهای فایلینگ و کشوهای کافی و… بسیار مهم است.
از یک میز کار کوچک‌تر استفاده کنید
میز کارتان هرچه بزرگ‌تر باشد، احتمال درگیر شدن با وسایل مختلف بیشتر می‌شود. اگر واقعا در حال تلاش برای بهبود میز کار خود هستید، باید از یک میز کوچک‌تر استفاده کنید. با محدود کردن میزان فضایی که در دسترس خود دارید، خودتان را مجبور خواهید کرد که چیزی را تلنبار نکنید. به جای آنکه از جلسه برگردید و یک دسته پوشه را بر روی میز کار خود پرت کنید، باید به فکر جای درستی برای آن پوشه‌ها باشید. بسیاری از افراد برای چندین سال از این استراتژی ساده و در عین حال کارا استفاده کرده‌اند. در طراحی داخلی دفتر اداری این مسئله خود را با کاهش مساحت سطح میز و افزایش فضای ذخیره‌سازی موارد مختلف، نشان می‌دهد.
در نهایت فراموش نکنید که مرز بین کار پربازده و بدون نتیجه چندان بزرگ نیست. تنها چند مسئله کوچک وجود دارند که مانع افزایش بازده و کارایی شما می‌شوند. اگرچه میز کار شما ممکن است چندان مهم به نظر نرسد؛ اما مطالعات نشان می‌دهند که این مبلمان اداری تاثیر واضح و مستقیمی بر روی کارایی دارد. پس آن را دست کم نگیرید!
